מרכז הידע והמשאבים של Mint
הבית שלך למקצועיות בעולם הדפוס. אספנו עבורך מדריכים, מאמרים ותובנות שיעזרו לך למקסם את היכולות של בית הדפוס שלך, לייעל תהליכים ולצמוח עסקית.
דשבורד
מסך הבית של Mint – סיכום הזמנות, הצעות, תזרים ושלבי ייצור במבט אחד.
וידג'טים והזמנות בדחיפות
בדשבורד תראו וידג'טים להזמנות קריטיות ודחופות, הזמנות שהושלמו, ממתינות ופעילות, והצעות מחיר חדשות. כרטיסי סיכום מציגים את המצב העסקי במבט אחד, וגרף מסכם את הפעילות. ניתן להפעיל או להסתיר וידג'טים לפי הצורך.
שלבי ייצור וקישורים מהירים
שלבי הייצור (חדש, עיצוב, סיום טפס, גרפיקה, ביצוע, בקרת איכות, מוכן) מוצגים בדשבורד. מתזרים המזומנים אפשר לבצע רישום מהיר של הכנסה, הוצאה או משיכה, ויש קישור להעתקת קישור הפורטל ללקוחות.
התאמה אישית של וידג'טים
ניתן להפעיל או להסתיר וידג'טים בדשבורד לפי הצורך – כך כל משתמש רואה את המידע הרלוונטי לו ולא את המסך עמוס.
הזמנות
ניהול הזמנות מלא – מההזמנה דרך שלבי הייצור ועד למוכן.
יצירת הזמנה והמרה מהצעה
הזמנה נוצרת ישירות מעמוד ההזמנות או מהמרת הצעת מחיר שאושרה. לכל הזמנה מוגדרים סטטוס (חדש, עיצוב, סיום טפס, גרפיקה, ביצוע, בקרת איכות, מוכן), מחיר, סכום ששולם ולקוח. המערכת מאפשרת מעקב אחרי כל שלב עד למסירה.
סטטוסים ומעקב ייצור
כל הזמנה עוברת בין שלבי ייצור מוגדרים. ניתן לצפות בהזמנות לפי סטטוס, לעדכן סטטוס ידנית, ולנהל תשלומים (סכום ששולם). הדשבורד מציג הזמנות קריטיות ודחופות כדי שלא ייפלו בין הכיסאות.
תצוגת טבלה, כרטיסים ו-Kanban
במודול ההזמנות ניתן לעבור בין תצוגות שונות. פירוט מלא על לוח ייצור שבועי ועל עבודה לפי תאריך יעד – במודול ייצור.
הצעות מחיר
ניהול הצעות מחיר – יצירה, גרסאות, שליחה ללקוח והמרה להזמנה.
איך ליצור הצעת מחיר ב-Mint
נכנסים למודול הצעות המחיר (מעמוד ההזמנות או מהדשבורד), יוצרים הצעה חדשה ובוחרים לקוח. מזינים כותרת, מחיר מוצע והערות. ניתן להוסיף שורות להצעה (פירוט פריטים). ההצעה נשמרת עם סטטוס (למשל ממתין לאישור לקוח), ולאחר אישור אפשר להמיר להזמנה בלחיצה.
המרת הצעת מחיר להזמנה
כשהלקוח מאשר את ההצעה, בוחרים "המר להזמנה" מתוך עמוד ההצעה או מרשימת ההצעות. המערכת יוצרת הזמנה חדשה עם פרטי ההצעה (לקוח, מחיר, פירוט). מהנקודה הזו ההזמנה מנוהלת במודול ההזמנות ועוברת את שלבי הייצור כרגיל.
גרסאות והודעות להצעות
לכל הצעה ניתן לנהל גרסאות (שינויים במחיר או בפירוט) ולשלוח הודעות ללקוח. הסטטוסים כוללים ממתין לאישור, אושר, נדחה והומר להזמנה – כך שתמיד ברור איפה כל הצעה נמצאת בתהליך.
לקוחות
מאגר לקוחות, סוגי לקוח והנחות אוטומטיות.
ניהול לקוחות ופרטי קשר
במודול הלקוחות מוזנים פרטי לקוח (שם, אימייל, טלפון, כתובת ועוד). לכל לקוח ניתן לשייך סוג לקוח מההגדרות. סוגי הלקוח מגדירים הנחת הנחה אוטומטית (אחוז) – כך שהמערכת יכולה להציע מחיר מופחת אוטומטית לפי סוג הלקוח בהצעות והזמנות.
סוגי לקוח והנחה אוטומטית
בהגדרות → סוגי לקוח מגדירים סוגים (למשל "לקוח רגיל", "סיטונאי") עם אחוז הנחה אוטומטי. כשמגדירים ללקוח סוג, ההנחה משתמשת בערך הזה בחישובים. כך מתמרצים סוגי לקוח שונים ומשמרים עקביות בתמחור.
פרויקטים תחת הלקוח
ללקוחות עם חוזים או חבילות ניתן לפתוח פרויקטים עם יתרה ושיוך הזמנות. פירוט מלא – במודול פרויקטים ללקוח.
מלאי
ניהול פריטי מלאי, כמות מינימלית, תמחור מדורג וגיבוי.
הוספת פריט מלאי וכמות מינימלית
במודול המלאי מוסיפים פריטים (שם, קטגוריה, כמות נוכחית, כמות מינימלית). כשהכמות יורדת מתחת למינימום, הפריט מופיע במסנן "מלאי נמוך" ובתחזית – כך אפשר לדעת מתי להזמין מחדש. ניתן לנהל ספקים וקטגוריות מלאי בהגדרות.
תמחור מדורג: מחיר לפי כמות (Price Tiers)
לכל פריט מלאי ניתן להגדיר מחיר בסיס ומחירון מדורג – טווחי כמות (מ-X עד Y יחידות) עם מחיר ליחידה. בהזמנות והצעות המערכת משתמשת במחיר לפי הכמות המבוקשת. כך מתמחרים בצורה שקופה ועקבית לפי כמויות.
הכנסה והוצאה ממלאי ותחזית
מעדכנים כמות בהכנסה או הוצאה ידנית. יש תצוגת תחזית לפריטים מתחת למינימום עם המלצה להזמנה מחדש – כך לא נתפסים מופתעים לפני ריצת הדפוס.
סריקת חשבונית ספק (OCR)
מעלים צילום או PDF של חשבונית ספק; שירות ה-OCR מחלץ שורות ומעדכן כמויות במלאי (כשהפיצ'ר מופעל בחשבון). זה חוסך הקלדה כפולה ומפחית טעויות בשם פריט או כמות.
נוכחות ועובדים
רישום כניסה ויציאה לפי קוד, וניהול עובדים.
כניסה ויציאה לפי קוד עובד
במודול הנוכחות העובד נכנס עם קוד ייחודי (כניסה / יציאה). המערכת רושמת את השעה ומאפשרת לצפות במי נכנס כרגע ומי יצא. מנהל רואה רשומות נוכחות ודוחות לפי עובד ותאריך – מתאים לניהול שעות ולמעקב ייצור.
ניהול עובדים ומחלקות
במודול העובדים מגדירים עובדים וניתן לשייך אותם למחלקות (המחלקות מוגדרות בהגדרות). כך מתאפשר ארגון צוותים ונוכחות לפי מחלקה, ותאום עם מרכזיה וכרטיסים אם מופעל.
פורטל לקוחות
הלקוח נכנס, רואה הזמנות והצעות ושולח בקשת הצעת מחיר.
התחברות לפורטל – אימייל או גוגל
הלקוח נכנס לקישור הפורטל (שניתן להעתיק מהדשבורד) ומתחבר עם אימייל וסיסמה או עם חשבון Google. לאחר ההתחברות הוא רואה רק את ההזמנות וההצעות שלו – לא של לקוחות אחרים. הממשק בעברית ו-RTL.
צפייה בהזמנות והצעות מהפורטל
בפורטל יש דפים: הזמנות שלי, הצעות שלי. הלקוח בוחר הזמנה או הצעה וצופה בפרטים (סטטוס, מחיר, פירוט). כך הלקוח לא צריך להתקשר כדי לברר סטטוס – וחוסכים שיחות טלפון.
שליחת בקשת הצעת מחיר מהפורטל
הלקוח יכול לשלוח בקשת הצעת מחיר ישירות מהפורטל: מזין כותרת, סוג הדפסה, תיאור ופרטים נוספים. הבקשה נוצרת במערכת כהצעה (או כבקשה להצעה) וצוות Mint רואה אותה במודול הצעות המחיר ועונה בהצעה מסודרת. כך התהליך שקוף וממוקד.
באנרים מותאמים בפורטל
בהגדרות ניתן לנהל באנרים שמוצגים ללקוחות בכניסה לפורטל – למשל שעות פעילות מיוחדות, מבצע או הודעת שירות. כך מעבירים מסר אחד לכולם בלי לשלוח מייל לכל אחד.
תזרים ודוחות
מעקב תזרים מזומנים, דוחות סיכום וייצוא לאקסל.
תזרים מזומנים (Cash) – הכנסות, הוצאות ומשיכות
במודול תזרים רושמים הכנסה, הוצאה או משיכה. ניתן לבחור אמצעי תשלום (מוגדרים בהגדרות). בדשבורד יש תזרים מהיר לרישום קצר. המכונות והקריאות שלהן משמשות לחישוב עלויות ולתזרים כשמוגדר כך.
דוחות וסיכומים – ייצוא לאקסל
במודול הדוחות בוחרים טווח תאריכים ומקבלים סיכום לפי הזמנות, הצעות, תזרים ומלאי. ניתן לייצא את הנתונים לאקסל לעיבוד נוסף ולהחלטות מבוססות נתונים. הדשבורד עצמו מספק כרטיסי סיכום וגרף למבט יומי.
ייצור
לוח ייצור שבועי לפי תאריך יעד, שלבי ייצור מובנים ותצוגות עבודה גמישות – כדי שלא יאבדו הזמנות בין המחלקות.
לוח ייצור שבועי
מסך הייצור מציג הזמנות פעילות לפי שבועות ותאריך יעד, כך שרואים מראש עומסים, צווארי בקבוק ודחיפות. קישור מהיר חזרה להזמנה מאפשר לעבור ישר לפרטים ולעדכון סטטוס.
שלבי ייצור מהתחלה ועד מוכן
הזמנה עוברת בשלבים מוגדרים (למשל חדש, עיצוב, סיום טפסים, גרפיקה, ביצוע, בקרת איכות, מוכן). השלבים מופיעים בדשבורד, בהזמנות ובלוח הייצור – כולם מדברים אותה שפה תפעולית.
תצוגת טבלה, כרטיסים ו-Kanban
במודול ההזמנות ניתן לעבור בין תצוגת טבלה, כרטיסים או לוח Kanban לגרירת סטטוסים. זה מתאים לצוות שעובד מהמשרד, מהמפעל או משני המקומות במקביל.
פרויקטים ללקוח
ניהול חשבוניות ואשראי ברמת פרויקט – מתאים ללקוחות ארגוניים, חוזים שנתיים או חבילות הדפסה.
יצירת פרויקט ושיוך הזמנות
מתוך כרטיס הלקוח ניתן לפתוח פרויקט, לתת לו שם ותיאור ולשייך אליו הזמנות קיימות או חדשות. כך כל מה שנוגע לאותו הסכם או אירוע נשאר מקובץ – בלי חיפוש ברשימת הזמנות כללית.
יתרת פרויקט ותשלומים
לכל פרויקט ניתן לעקוב אחרי יתרה, תשלומים והזמנות שצורכות מהאשראי. זה מפשט מעקב אחרי תקציב שנתי, פקדונות או חבילות עם תקרה.
שליחת דו"ח (statement) ללקוח
ניתן לשלוח ללקוח דו"ח מצב פרויקט במייל – עם פירוט שימושים ויתרה. הלקוח מקבל מסמך ברור בלי להתקשר לבית הדפוס לכל בירור.
אפליקציית Windows (בפיתוח)
תוסף שולחני לבתי דפוס שרוצים הדפסה מהירה מ-PDF ותמיכה מרחוק בלי לפתוח דפדפן בכל פעם.
התחברות לפי סאבדומיין
האפליקציה נכנסת ישירות לחשבון בית הדפוס שלכם (לפי כתובת המערכת). מתאים למחשב קבוע ליד המכונה או לעמדת קבלה.
הדפסת PDF ישירה למדפסת
חלון הדפסה ייעודי מאפשר לבחור מדפסת, טווח עמודים וכיוון (למשל לאורך/לרוחב). שימוש ב-PDF מובנה מקצר את הדרך בין קובץ לקליעה – במיוחד כשהזמנה כוללת קובץ גדול.
תמיכה מרחוק ועדכונים
מסך אישור מאובטח לפני שמפעילים תמיכה מרחוק, ומנגנון עדכון שמחליף את האפליקציה אחרי סגירה בטוחה – פחות תקלות התקנה ידנית.
עוזר AI, אינבוקס והתראות בזמן אמת
שכבת תפעול חכמה: עוזר AI לצוות, אינבוקס עם בוט, WebSocket והתראות תפעוליות – כדי שלא יפספסו הזמנות והודעות.
עוזר AI לצוות
וידג'ט צף בממשק מאפשר לשאול שאלות על המערכת, לקבל סיכומים ולהמשיך לעבוד בזמן שהמודל עונה ברקע (תור עיבוד). מתאים לשאלות חוזרות ולחדשים בצוות.
אינבוקס שיחות והחזרה לבוט
במסך ההודעות מתנהלת שיחה עם הלקוח: הבוט יכול לענות ראשון, והצוות ממשיך כשצריך. ניתן להחזיר שיחה לבוט כדי לחסוך זמן, ויש שידורים מערכתיים לכל הצוות.
WebSocket והתראות חיות
המערכת דוחפת אירועים חיים (הזמנה חדשה, הצעה, הודעה ועוד) ללא רענון ידני. כך הקבלה והייצור רואים מה קורה ברגע שזה קורה.
פעמון התראות תפעוליות
פעמון חכם מרכז אזהרות כמו הזמנות באיחור, פריטי מלאי מתחת לסף והצעות פתוחות זמן רב. זה משלים את הדשבורד – לא רק "מה קרה" אלא "מה דורש טיפול עכשיו".
חיבורים חיצוניים
חיבור Mint למערכות תשלום, חשבוניות ושיווק – כדי לצמצם העתקה ידנית וטעויות.
סליקת אשראי
בהגדרות החיבורים החיצוניים ניתן לחבר מפתחות אשראי ולבצע בדיקות חיבור. כך תשלומים באשראי מתיישרים עם תהליך ההזמנה והלקוח.
מערכות חשבוניות חיצוניות
חיבורים למערכות חשבוניות (לפי מה שמופעל בחשבון) מאפשרים סנכרון נתונים פיננסיים בלי לנהל כפל רישום ידני.
מיפוי שדות מלאי
מיפוי שדות מלאי מסייע בייבוא או ייצוא עקבי מול קבצים ומקורות חיצוניים. חשוב כשעוברים ממערכת ישנה או כשמזינים קטלוגים גדולים.
דוא"ל המוני (קמפיינים)
מתוך ניהול המשתמשים ניתן להכין קמפיין דוא"ל, לראות תצוגה מקדימה ולשלוח ללקוחות נבחרים – למבצעים, עדכוני שעות או הודעות שירות.
כניסה, אימות וציות ארגוני
שכבת הגנה ושקיפות לפני שהצוות והלקוחות נכנסים למערכת – במיוחד כשיש הרשאות רגישות ונתונים עסקיים.
התחברות Google ואימות SMS (OTP)
משתמשים יכולים להיכנס עם חשבון Google או עם קוד SMS / צינתוק (לפי ההגדרות). זה מקל על הצטרפות עובדים חדשים ומחזק את זהות המשתמש בלי סיסמה ארוכה נוספת לזכור.
אימות טלפון חובה
כשהמדיניות מחייבת, המערכת חוסמת גישה עד לאימות מספר טלפון – כדי למנוע חשבונות זדוניים ולשמור על קשר אמין עם הלקוח.
הודעות מערכת גלובליות
מנהלים יכולים להציג הודעת מערכת לכל המשתמשים (תחזוקה, שינוי מדיניות, דחיפת עדכון). כך כולם רואים אותה הודעה בכניסה – בלי להסתמך על קבוצות וואטסאפ.
תנאי שימוש ארגוניים (שוכר)
ארגונים יכולים לחייב קבלת תנאי שימוש לפני פעילות מלאה; משתמשים ממתינים במסך ייעודי עד לאישור. זה עוזר בציות פנימי וברישום מי אישר ומתי.
ספקים
ניהול ספקי מלאי ורכישות.
הוספת ספק ועדכון פרטים
בהגדרות → ספקים מוסיפים ספקים עם פרטי קשר, כתובת והערות. הספקים משמשים לניהול רכישות מלאי ולתיעוד – כך יודעים ממי להזמין ומה ההיסטוריה עם כל ספק.
קישור ספק לפריטי מלאי
ניתן לשייך ספק לפריטים במלאי כדי לדעת מאיזה ספק מזמינים כל פריט, ולנהל מחירי רכש והזמנות בצורה מסודרת.
מרכזיה ו-VoIP
טלפוניה מקצועית מתוך הדפדפן: סופטפון, IVR, תאים קוליים, הקלטות ו-SMS – עם שילוב לספקים שונים.
סופטפון בדפדפן ו-Click-to-Call
הצוות מקבל שיחות ויוצא לחיוג מתוך הממשק, בלי להתקין לקוח נפרד על כל מחשב. חיוג בקליק מכרטיס לקוח או הזמנה מקצר את הדרך בין "רואים את המספר" ל"מדברים עם הלקוח".
IVR, תאים קוליים והקלטות שיחה
מגדירים תפריטי IVR, ניתוב לפי שעות או מחלקות, תאים קוליים להודעות שהוחמצו, ורישום CDR/הקלטות לצורך בקרה ותיעוד. מתאים לבתי דפוס עם נפח שיחות גבוה.
SMS ושילוב ספקים
ניתן לשלב שליחת SMS בתוך תסריטי IVR ובזרימות עבודה (לפי ספק וחשבון). החיבור לספקים שונים מאפשר לנצל את הספק שכבר קיים אצלכם.
קישור שיחה ללקוח ולהזמנה
שיחה יכולה להיות משויכת ללקוח או להזמנה – כך שכל אינטראקציה טלפונית נשארת ליד ההקשר העסקי ולא "נעלמת" אחרי הניתוק.
אינבוקס, הודעות ותמיכה
מרכז שיחות עם הלקוח: שרשור הודעות, בוט שמטפל בשאלות חוזרות, והעברה חלקה לנציג אנושי.
אינבוקס שיחות עם לקוח
במסך ההודעות (אינבוקס) נראה כל השרשור מול הלקוח – סטטוס, היסטוריה ומענה. זה מרכז את התקשורת שבעבר מתפזרת בין וואטסאפ, מייל וטלפון.
בוט אוטומטי והחזרה לבוט
הבוט יכול לענות ראשון על שאלות נפוצות; כשצריך אדם – הנציג ממשיך באותו שרשור. אפשר להחזיר שיחה לבוט כדי לשחרר את הצוות משאלות חוזרות. יש גם שידורים מערכתיים לכל הצוות.
כרטיסים, סטטוס ופניות מהפורטל
עדיין ניתן לנהל פניות ככרטיסים עם סטטוס ועדיפות, ולקשר לקוח או הזמנה. פניות מהפורטל נכנסות לאותו תווף – כך שלא נשארת פנייה בלי בעלים.
תשלומים ואשראי
מעקב תשלומים, אשראי ללקוח וכרטיסי הדפסה.
רישום תשלומים על הזמנות
לכל הזמנה רושמים סכום ששולם – כך רואים מה שולם ומה נותר. אמצעי התשלום (מזומן, כרטיס, העברה) מוגדרים בהגדרות ומשמשים גם בתזרים המזומנים.
אשראי ללקוח (Customer Credit)
ניתן לנהל יתרת אשראי ללקוח – הפקדות ושימוש באשראי בהזמנות. כך מתאפשר למכור באשראי או להחזרים מסודרים.
כרטיסי הדפסה (Print Cards)
מודול כרטיסי ההדפסה מאפשר לנהל כרטיסיות או מנויים ללקוחות – למשל X הדפסות בחודש. מתאים לבתי דפוס שמציעים חבילות או מנויים.
הגדרות
הגדרות כלליות, סוגי מוצר, מכונות, תבניות אימייל, טלפוניה, פורטל, גיבוי ועוד – כולל טאבים מתקדמים לזמני פתיחה, מיפוי מלאי וחיבורים עסקיים.
הגדרות כלליות, מטבע ושפה
בהגדרות → כללי מגדירים שם עסק, מטבע ושפה. ההגדרות משפיעות על כל הממשק ועל הדוחות. אמצעי תשלום מנוהלים כאן ומשמשים בתזרים ובתשלומים.
סוגי מוצר, מכונות וקריאות מונה
סוגי מוצר (סוגי הדפסה) מוגדרים כאן ומשמשים בהזמנות, בהצעות ובפורטל. מכונות וקריאות מונה משמשות לחישוב עלויות עבודה ותזרים – כל מכונה יכולה להיות מקושרת לעלות ולעבודה. זה מאפשר דיוק בתמחור וברווחיות.
תבניות אימייל והתראות
מגדירים תבניות אימייל לאירועים כמו שליחת הצעה ללקוח, אישור הצעה, והתראות. לכל אירוע בוחרים סוג נמען ומשתנים (למשל שם לקוח, מספר הצעה). כך הלקוח מקבל אימייל מסודר אוטומטית כשמצב ההצעה משתנה.
גיבוי אוטומטי ושחזור
בהגדרות → גיבוי מגדירים גיבוי מתוזמן (הפעלה ושעה). המערכת שומרת גיבויים בשרתים מאובטחים. ניתן לשחזר מגיבוי קיים או לייבא קובץ גיבוי – כך המידע העסקי לא ייאבד ותמיד ניתן לחזור לפעילות מלאה.
משתמשים והרשאות
בטאב משתמשים רואים את רשימת המשתמשים במערכת ומעדכנים תפקיד (מנהל / צוות / לקוח). כך שולטים במי נחשף למידע רגיש ובמי יכול לערוך הגדרות.
מחלקות וספקי שירות
מחלקות מוגדרות בהגדרות ומשמשות לעובדים ולנוכחות. ספקי שירות (כמו מרכזיה) מנוהלים כאן – כך כל ההגדרות הארגוניות והטכניות במקום אחד.
זמני פתיחה מובנים
טאב ייעודי לזמני פתיחה (ימים ושעות) מאפשר לנהל את לוח השבוע של בית הדפוס בצורה מובנית – לשימוש פנימי, בפורטל או בשילוב עם מרכזיה (לפי מה שמוגדר).
מיפוי שדות מלאי
מיפוי שדות מלאי מיועד לייבוא/ייצוא עקבי מול קבצים או מערכות חיצוניות. ראו גם חיבורים חיצוניים.
חיבורים חיצוניים (טרנזילה, חשבוניות)
בטאב חיבורים חיצוניים מגדירים מפתחות API, מבצעים בדיקות חיבור ושומרים את ההגדרות בצורה מרוכזת. פירוט עסקי – במודול חיבורים חיצוניים.
דוא"ל המוני ללקוחות
מתוך ניהול המשתמשים ניתן להריץ קמפיין דוא"ל עם תצוגה מקדימה ומעקב אחרי השליחה – מתאים להודעות שירות או מבצעים לרשימת לקוחות.