מרכז הידע והמשאבים של Mint
הבית שלך למקצועיות בעולם הדפוס. אספנו עבורך מדריכים, מאמרים ותובנות שיעזרו לך למקסם את היכולות של בית הדפוס שלך, לייעל תהליכים ולצמוח עסקית.
דשבורד
מסך הבית של Mint – סיכום הזמנות, הצעות, תזרים ושלבי ייצור במבט אחד.
וידג'טים והזמנות בדחיפות
בדשבורד תראו וידג'טים להזמנות קריטיות ודחופות, הזמנות שהושלמו, ממתינות ופעילות, והצעות מחיר חדשות. כרטיסי סיכום מציגים את המצב העסקי במבט אחד, וגרף מסכם את הפעילות. ניתן להפעיל או להסתיר וידג'טים לפי הצורך.
שלבי ייצור וקישורים מהירים
שלבי הייצור (חדש, עיצוב, סיום טפס, גרפיקה, ביצוע, בקרת איכות, מוכן) מוצגים בדשבורד. מתזרים המזומנים אפשר לבצע רישום מהיר של הכנסה, הוצאה או משיכה, ויש קישור להעתקת קישור הפורטל ללקוחות.
התאמה אישית של וידג'טים
ניתן להפעיל או להסתיר וידג'טים בדשבורד לפי הצורך – כך כל משתמש רואה את המידע הרלוונטי לו ולא את המסך עמוס.
הזמנות
ניהול הזמנות מלא – מההזמנה דרך שלבי הייצור ועד למוכן.
יצירת הזמנה והמרה מהצעה
הזמנה נוצרת ישירות מעמוד ההזמנות או מהמרת הצעת מחיר שאושרה. לכל הזמנה מוגדרים סטטוס (חדש, עיצוב, סיום טפס, גרפיקה, ביצוע, בקרת איכות, מוכן), מחיר, סכום ששולם ולקוח. המערכת מאפשרת מעקב אחרי כל שלב עד למסירה.
סטטוסים ומעקב ייצור
כל הזמנה עוברת בין שלבי ייצור מוגדרים. ניתן לצפות בהזמנות לפי סטטוס, לעדכן סטטוס ידנית, ולנהל תשלומים (סכום ששולם). הדשבורד מציג הזמנות קריטיות ודחופות כדי שלא ייפלו בין הכיסאות.
תצוגת טבלה, כרטיסים ו-Kanban
מודול ההזמנות תומך בתצוגות שונות – טבלה, כרטיסים או Kanban – כך שניתן לעבוד בדרך הנוחה ביותר לצוות ולתהליך הייצור.
הצעות מחיר
ניהול הצעות מחיר – יצירה, גרסאות, שליחה ללקוח והמרה להזמנה.
איך ליצור הצעת מחיר ב-Mint
נכנסים למודול הצעות המחיר (מעמוד ההזמנות או מהדשבורד), יוצרים הצעה חדשה ובוחרים לקוח. מזינים כותרת, מחיר מוצע והערות. ניתן להוסיף שורות להצעה (פירוט פריטים). ההצעה נשמרת עם סטטוס (למשל ממתין לאישור לקוח), ולאחר אישור אפשר להמיר להזמנה בלחיצה.
המרת הצעת מחיר להזמנה
כשהלקוח מאשר את ההצעה, בוחרים "המר להזמנה" מתוך עמוד ההצעה או מרשימת ההצעות. המערכת יוצרת הזמנה חדשה עם פרטי ההצעה (לקוח, מחיר, פירוט). מהנקודה הזו ההזמנה מנוהלת במודול ההזמנות ועוברת את שלבי הייצור כרגיל.
גרסאות והודעות להצעות
לכל הצעה ניתן לנהל גרסאות (שינויים במחיר או בפירוט) ולשלוח הודעות ללקוח. הסטטוסים כוללים ממתין לאישור, אושר, נדחה והומר להזמנה – כך שתמיד ברור איפה כל הצעה נמצאת בתהליך.
לקוחות
מאגר לקוחות, סוגי לקוח והנחות אוטומטיות.
ניהול לקוחות ופרטי קשר
במודול הלקוחות מוזנים פרטי לקוח (שם, אימייל, טלפון, כתובת ועוד). לכל לקוח ניתן לשייך סוג לקוח מההגדרות. סוגי הלקוח מגדירים הנחת הנחה אוטומטית (אחוז) – כך שהמערכת יכולה להציע מחיר מופחת אוטומטית לפי סוג הלקוח בהצעות והזמנות.
סוגי לקוח והנחה אוטומטית
בהגדרות → סוגי לקוח מגדירים סוגים (למשל "לקוח רגיל", "סיטונאי") עם אחוז הנחה אוטומטי. כשמגדירים ללקוח סוג, ההנחה משתמשת בערך הזה בחישובים. כך מתמרצים סוגי לקוח שונים ומשמרים עקביות בתמחור.
מלאי
ניהול פריטי מלאי, כמות מינימלית, תמחור מדורג וגיבוי.
הוספת פריט מלאי וכמות מינימלית
במודול המלאי מוסיפים פריטים (שם, קטגוריה, כמות נוכחית, כמות מינימלית). כשהכמות יורדת מתחת למינימום, הפריט מופיע במסנן "מלאי נמוך" ובתחזית – כך אפשר לדעת מתי להזמין מחדש. ניתן לנהל ספקים וקטגוריות מלאי בהגדרות.
תמחור מדורג: מחיר לפי כמות (Price Tiers)
לכל פריט מלאי ניתן להגדיר מחיר בסיס ומחירון מדורג – טווחי כמות (מ-X עד Y יחידות) עם מחיר ליחידה. בהזמנות והצעות המערכת משתמשת במחיר לפי הכמות המבוקשת. כך מתמחרים בצורה שקופה ועקבית לפי כמויות.
הכנסה והוצאה ממלאי ותחזית
מעדכנים כמות בהכנסה או הוצאה ידנית. יש תצוגת תחזית לפריטים מתחת למינימום עם המלצה להזמנה. במידת הצורך ניתן להשתמש בהעלאת חשבונית (OCR) לעדכון מלאי – לפי מה שמופעל בהגדרות.
נוכחות ועובדים
רישום כניסה ויציאה לפי קוד, וניהול עובדים.
כניסה ויציאה לפי קוד עובד
במודול הנוכחות העובד נכנס עם קוד ייחודי (כניסה / יציאה). המערכת רושמת את השעה ומאפשרת לצפות במי נכנס כרגע ומי יצא. מנהל רואה רשומות נוכחות ודוחות לפי עובד ותאריך – מתאים לניהול שעות ולמעקב ייצור.
ניהול עובדים ומחלקות
במודול העובדים מגדירים עובדים וניתן לשייך אותם למחלקות (המחלקות מוגדרות בהגדרות). כך מתאפשר ארגון צוותים ונוכחות לפי מחלקה, ותאום עם מרכזיה וכרטיסים אם מופעל.
פורטל לקוחות
הלקוח נכנס, רואה הזמנות והצעות ושולח בקשת הצעת מחיר.
התחברות לפורטל – אימייל או גוגל
הלקוח נכנס לקישור הפורטל (שניתן להעתיק מהדשבורד) ומתחבר עם אימייל וסיסמה או עם חשבון Google. לאחר ההתחברות הוא רואה רק את ההזמנות וההצעות שלו – לא של לקוחות אחרים. הממשק בעברית ו-RTL.
צפייה בהזמנות והצעות מהפורטל
בפורטל יש דפים: הזמנות שלי, הצעות שלי. הלקוח בוחר הזמנה או הצעה וצופה בפרטים (סטטוס, מחיר, פירוט). כך הלקוח לא צריך להתקשר כדי לברר סטטוס – וחוסכים שיחות טלפון.
שליחת בקשת הצעת מחיר מהפורטל
הלקוח יכול לשלוח בקשת הצעת מחיר ישירות מהפורטל: מזין כותרת, סוג הדפסה, תיאור ופרטים נוספים. הבקשה נוצרת במערכת כהצעה (או כבקשה להצעה) וצוות Mint רואה אותה במודול הצעות המחיר ועונה בהצעה מסודרת. כך התהליך שקוף וממוקד.
תזרים ודוחות
מעקב תזרים מזומנים, דוחות סיכום וייצוא לאקסל.
תזרים מזומנים (Cash) – הכנסות, הוצאות ומשיכות
במודול תזרים רושמים הכנסה, הוצאה או משיכה. ניתן לבחור אמצעי תשלום (מוגדרים בהגדרות). בדשבורד יש תזרים מהיר לרישום קצר. המכונות והקריאות שלהן משמשות לחישוב עלויות ולתזרים כשמוגדר כך.
דוחות וסיכומים – ייצוא לאקסל
במודול הדוחות בוחרים טווח תאריכים ומקבלים סיכום לפי הזמנות, הצעות, תזרים ומלאי. ניתן לייצא את הנתונים לאקסל לעיבוד נוסף ולהחלטות מבוססות נתונים. הדשבורד עצמו מספק כרטיסי סיכום וגרף למבט יומי.
ספקים
ניהול ספקי מלאי ורכישות.
הוספת ספק ועדכון פרטים
בהגדרות → ספקים מוסיפים ספקים עם פרטי קשר, כתובת והערות. הספקים משמשים לניהול רכישות מלאי ולתיעוד – כך יודעים ממי להזמין ומה ההיסטוריה עם כל ספק.
קישור ספק לפריטי מלאי
ניתן לשייך ספק לפריטים במלאי כדי לדעת מאיזה ספק מזמינים כל פריט, ולנהל מחירי רכש והזמנות בצורה מסודרת.
מרכזיה
אינטגרציה עם מרכזיית טלפונים ושירותים.
הגדרת מרכזיה ושירותי טלפון
מודול המרכזיה מאפשר חיבור לשירותי טלפון (IVR, שיחות נכנסות ויוצאות) לפי ההגדרות. ניתן להגדיר ספקי שירות בהגדרות ולנהל תקשורת עם הלקוחות מתוך המערכת.
שילוב עם לקוחות והזמנות
כשמרכזיה מופעלת, ניתן לקשר שיחות ללקוחות ולהזמנות – כך שכל התקשורת מתועדת במקום אחד ונגישה לצוות.
כרטיסים ותמיכה
ניהול כרטיסי תמיכה ופניות פנימיות.
יצירת כרטיס וניהול סטטוס
במודול כרטיסים יוצרים כרטיסי תמיכה או פניות (למשל תקלה, בקשה, שאלה). לכל כרטיס מוגדר סטטוס, עדיפות ולעיתים לקוח או הזמנה מקושרת. הצוות יכול לעדכן סטטוס ולסגור כרטיס כשהנושא טופל.
תמיכה ללקוחות דרך הפורטל
לקוחות יכולים לשלוח הודעות תמיכה מהפורטל – ההודעות מופיעות במערכת ככרטיסים או כחלק ממערכת התמיכה, כך שכל פנייה לא הולכת לאיבוד.
תשלומים ואשראי
מעקב תשלומים, אשראי ללקוח וכרטיסי הדפסה.
רישום תשלומים על הזמנות
לכל הזמנה רושמים סכום ששולם – כך רואים מה שולם ומה נותר. אמצעי התשלום (מזומן, כרטיס, העברה) מוגדרים בהגדרות ומשמשים גם בתזרים המזומנים.
אשראי ללקוח (Customer Credit)
ניתן לנהל יתרת אשראי ללקוח – הפקדות ושימוש באשראי בהזמנות. כך מתאפשר למכור באשראי או להחזרים מסודרים.
כרטיסי הדפסה (Print Cards)
מודול כרטיסי ההדפסה מאפשר לנהל כרטיסיות או מנויים ללקוחות – למשל X הדפסות בחודש. מתאים לבתי דפוס שמציעים חבילות או מנויים.
הגדרות
הגדרות כלליות, סוגי מוצר, מכונות, תבניות אימייל וגיבוי.
הגדרות כלליות, מטבע ושפה
בהגדרות → כללי מגדירים שם עסק, מטבע ושפה. ההגדרות משפיעות על כל הממשק ועל הדוחות. אמצעי תשלום מנוהלים כאן ומשמשים בתזרים ובתשלומים.
סוגי מוצר, מכונות וקריאות מונה
סוגי מוצר (סוגי הדפסה) מוגדרים כאן ומשמשים בהזמנות, בהצעות ובפורטל. מכונות וקריאות מונה משמשות לחישוב עלויות עבודה ותזרים – כל מכונה יכולה להיות מקושרת לעלות ולעבודה. זה מאפשר דיוק בתמחור וברווחיות.
תבניות אימייל והתראות
מגדירים תבניות אימייל לאירועים כמו שליחת הצעה ללקוח, אישור הצעה, והתראות. לכל אירוע בוחרים סוג נמען ומשתנים (למשל שם לקוח, מספר הצעה). כך הלקוח מקבל אימייל מסודר אוטומטית כשמצב ההצעה משתנה.
גיבוי אוטומטי ושחזור
בהגדרות → גיבוי מגדירים גיבוי מתוזמן (הפעלה ושעה). המערכת שומרת גיבויים בשרתים מאובטחים. ניתן לשחזר מגיבוי קיים או לייבא קובץ גיבוי – כך המידע העסקי לא ייאבד ותמיד ניתן לחזור לפעילות מלאה.
משתמשים והרשאות
בטאב משתמשים רואים את רשימת המשתמשים במערכת ומעדכנים תפקיד (מנהל / צוות / לקוח). כך שולטים במי נחשף למידע רגיש ובמי יכול לערוך הגדרות.
מחלקות וספקי שירות
מחלקות מוגדרות בהגדרות ומשמשות לעובדים ולנוכחות. ספקי שירות (כמו מרכזיה) מנוהלים כאן – כך כל ההגדרות הארגוניות והטכניות במקום אחד.